Zeitplan-Genehmigungsfluss

Das zugrundeliegende geschäftliche Bedürfnis, das wir mit dem Schedule-Approval Flow ermöglichen, ist die Sicherstellung einer automatisierten Kommunikation zwischen Planer und zugewiesenem Genehmigungspartner. Das bedeutet, dass manuell geschriebene Qmails als Kommunikationsmittel durch automatisierte Qmails und Push-Benachrichtigungen zwischen dem Planer und dem zugewiesenen Prüfer ersetzt werden.

Wir bieten eine zweistufige Genehmigung im Workflow an. Dieser Bedarf kommt von unseren deutschen Kunden, hauptsächlich von denen, die einen Arbeiterrat in ihrem Unternehmen haben. In ihrem Fall würde nach der Genehmigung des Managers der Arbeiterrat als zweite Ebene die Fairness der Dienstpläne und unterschiedliche arbeitsrechtliche Regeln prüfen. Danach würden sie die endgültige Genehmigung des Zeitplans geben.

Bitte beachten Sie, dass das Veröffentlichungsdatum nicht rückgängig gemacht werden kann, wenn für die Einheit ein aktiver Zulassungsfluss für das Niveau aktiv ist.

Aufbau

Die Aktivierung dieses Workflows erfolgt in den erweiterten Einheitseinstellungen der Einheit. Unter dem Verschiedenen. Unterabschnitt gibt es ein Dropdown-Menü namens Genehmigung des Zeitplans. Hier können Sie wählen, ob Sie eine Ein- oder Zwei-Schritt-Genehmigung wünschen. Wenn Sie den zweistufigen Workflow aktivieren möchten, wählen Sie Zwei-Schritt-Genehmigung und weisen Rollen zu, die für die Genehmigung verantwortlich sind.

Im Genehmigungsprozess beziehen wir alle Personen ein, die eine Rolle (direkt oder vererbt) auf dieser Einheit und Lesezugriff auf Planungsberechtigung haben.

Diese Reihenfolge ist hierarchisch, was bedeutet, dass der Genehmigungsantrag für den Zeitplan auf die erste Ebene und dann auf den Prüfer der zweiten Ebene geht.

Planer beantragt Genehmigung und Veröffentlichung

Aus Sicht eines Planers bleibt der Ablauf derselbe wie beim einstufigen Genehmigungsfluss. Das Klicken auf "Genehmigung anfordern" und das Veröffentlichen eines neuen Fensters öffnet sich, in dem der Planer den zu genehmigen und veröffentlichten Zeitraum auswählen kann. Klickt man auf die Schaltfläche "Anfrage senden ", erhält der zugewiesene Erststufe-Prüfer eine Benachrichtigung über die ausstehende Anfrage.

Feedback zum überprüften Zeitplan geben – erste Stufe

Aus Sicht eines Erststufen-Gutachters bleibt der Ablauf gleich. Der einzige Unterschied besteht darin, dass in diesem Fall nach der Genehmigung des Schedules durch den First-Level-Prüfer eine Benachrichtigung an den Prüfer der zweiten Ebene gesendet wird. Der Zeitplan wird erst veröffentlicht, wenn der Zweitstufen-Gutachter sein Feedback gegeben hat. Wir haben eine Nachricht unter dem Kommentarfeld hinzugefügt, die den Ablauf erklärt.

Feedback zum überprüften Zeitplan geben – zweite Ebene

Der zweite Level-Prüfer verwendet denselben Abschnitt "Schedules to Approval" im Benachrichtigungsfeld . In diesem Abschnitt zeigen wir ausstehende Anfragen mit den Informationen an – wer die Genehmigung beantragt hat, für welchen Zeitraum, wann die Anfrage gesendet wurde und in welcher Phase des Prozesses sie sich befindet. Außerdem werden wir Informationen zur Erst-Level-Genehmigung bereitstellen.

Nachdem der Zeitplan geprüft und sichergestellt wurde, dass er gemäß Arbeitsgesetzen und -vorschriften erstellt wurde, kann der Prüfer der zweiten Ebene dem Planer Feedback geben, indem er den Antrag genehmigt oder ablehnt. Wenn der Antrag genehmigt wird, wird der Dienstplan auch für diesen Zeitraum an die Mitarbeiter veröffentlicht. Wenn der Antrag abgelehnt wird, muss der Gutachter dem Planer die notwendigen Änderungen mitteilen, damit der Zeitplan genehmigt werden kann.

Die Kommunikation zwischen Planern und Approvern wird durch automatisierte Qmails unterstützt. Aus Gründen der Transparenz wird das Feedback von der zweiten Ebene (Genehmigung oder Ablehnung) sowohl an den Planer als auch an den Erststufen-Gutachter weitergeleitet.

Zurückzug ausstehender Antrag auf Genehmigung des Zeitplans

Wir haben die Möglichkeit hinzugefügt, dass Planer ausstehende Anträge auf geplante Genehmigung zurückziehen können.

Wenn der Planer entscheidet, den Antrag zurückzuziehen, werden alle zugewiesenen Genehmigungspersonen über diese Maßnahme informiert, damit sie die Überprüfung des Zeitplans für diesen Zeitraum einstellen können. Für die Einrichtung mit zwei Genehmigungsstufen erhalten die Genehmigungsleiter der zweiten Ebene diese Benachrichtigung nur, wenn der Antrag noch ausstehend zur Überprüfung war (die erste Stufe der Genehmigung erfolgt erfolgt). Die Möglichkeit, die Anfrage zurückzuziehen, steht jedem Manager zur Verfügung, der Zugriff auf die Zeitplanansicht hat.

Beim Öffnen der Schedule-Approval und der Veröffentlichungsmodalität werden dem Manager folgende Optionen präsentiert:

Klickt man auf Rückzugsanfrage, öffnet sich ein neues Modal, in dem die Aktion bestätigt werden muss:

Nach dem Klicken auf Ja wird die Anfrage zurückgezogen und eine automatisierte Qmail zu dieser Maßnahme an die Prüfer gesendet: